Доверяй, но проверяй! Как правильно проверить контрагента

Компании, которые в настоящее время для оценки контрагентов ограничиваются сбором документов в виде справки ЕГРЮЛ, копии ИНН и учредительных документов, информации об отсутствии задолженности, приказов о назначении генерального директора и т.п., находятся под существенным налоговым риском и риском субсидиарной ответственности, не считая уже последствий для репутации.   

Понятие должной осмотрительности возникло в 2006 году (Постановление Пленума ВАС РФ от 12 октября 2006 г. №53) и какое-то время действительно носило формальный характер. Изменения надзорного подхода ФНС, изменения законодательства и судебная практика последних лет трансформировали понятие должной осмотрительности в неотъемлемую функцию безопасности бизнеса и защиты генерального директора.

Подходы налоговой к оценке выбора контрагента кардинальным образом изменились после выхода Письма ФНС от 10 марта 2021 г. № БВ-4-7/3060@ о практике применения ст. 54.1 НК РФ: теперь документальное подтверждение существования контрагента не является проявлением добросовестности. В случае налогового спора критическое значение имеют: реальность сделки и ее действительный экономический смысл, доказанная осмотрительность при выборе контрагента и что обязательство исполнил контрагент, который заключил договор.

Другими словами, компания должна быть готова, в случае спора с налоговой, доказать, что ее контрагент не «техническая» компания, что были предприняты все возможные меры в рамках должной осмотрительности и что не было умысла использовать технические компании для искусственного уменьшения налогов. Потому что бремя доказывания отсутствия умысла лежит на налогоплательщике и собрать доказательную базу «задним» числом при реализации налоговых рисков не получится.

Кроме того, в 2025 году Верховный суд в п. 12 обзора практики рассмотрения арбитражными судами дел по корпоративным спорам, связанным с применением статьи 53.1 ГК, утверждённого Президиумом Верховного суда РФ 30.07.2025 обозначил позицию, что руководитель юридического лица отвечает за убытки, которые возникли в связи с неисполнением обязательства контрагентов, если система управления компании не обеспечивала должную осмотрительность при работе с контрагентом. Во внимание принимается не только сам факт проверки контрагента при его выборе, но наличие внутренних процедур и организованного процесса проверки.    

Сущностное изменение подхода к проверке контрагента – это не расширение чек-листа, а создание полноценного процесса верификации реальности финансово-хозяйственной деятельности контрагента, подлинности бенефициаров и руководства, сбора доказательств экономической обоснованности сделки с контрагентом. Этот процесс должен быть регламентирован, все этапы максимально полноценно задокументированы, а полнота проверки должна соответствовать масштабу сделки. И важный нюанс, процесс проверки контрагента включает не только стадию заключения сделки, подписания договора, начала работ, он должен быть активным на всем жизненном цикле работы с контрагентом, то есть должен включать на регулярной основе мониторинг деятельности контрагента.

Как это выглядит на практике: сделайте процесс проверки контрагентов частью корпоративных процедур, разработайте и утвердите, приказом генерального директора, внутренний нормативный документ – положение о проверке контрагентов / регламент коммерческой осмотрительности. Задокументированный порядок проверки контрагентов должен включать: порядок сбора данных, их объем в зависимости от масштаба сделки и диверсификация контрагентов по группам риска, подход к анализу информации и интерпретации данных, порядок мониторинга действующих контрагентов и порядок хранения данных (досье контрагента), распределение ответственных.

В процессе проверки распределите обязанности между подразделениями (штатными единицами), проверка контрагента – это не только вопрос юристов, в процессе должны быть задействованы бухгалтерия, финансовый, коммерческий отдел, служба безопасности. Масштаб вовлеченности зависит от масштаба деятельности и сложности сделок самой компании.

Система процесса проверки должна строиться на следующих принципах, которые должны применяться непрерывно для всех контрагентов:

1.     Законность и объективность: сбор данных для проверки не нарушает действующее законодательство, выводы в отношении контрагентов обоснованы и верифицируемы, на не отражают чью-то точку зрения.

2.     Целесообразность и рациональность: объем данных и глубина анализа должны соответствовать уровню рисков по сделке с контрагентом.

3.     Достоверность результатов проверки: данные, которые использованы для проверки должны быть актуальны, верифицируемы.  

4.     Компетентность и независимость: сотрудники, которые ответственные за проверку не имеют конфликта интересов в отношении проверяемого контрагента и обладают необходимой профессиональной квалификацией.

5.     Непрерывность процесса проверки: проверка постоянный процесс на всей стадии сотрудничества с контрагентом.

6.     Ответственность: за ненадлежащее исполнение функций по проверке должна быть установлена дисциплинарная ответственность сотрудников.

Чек-лист проверки лучше заменить на методологию проверки, которая будет частью положения или регламента, которая будет определять подходы к анализу контрагента, в зависимости от его группы риска (масштаба, значимости сделки). В методологии должен быть предусмотрен базовый и необходимый минимум полноты информации, для исключения рисков «технической» компании и расширенный анализ для «тяжелых» случаев.

Методология проверки должна включать:

§ анализ информации перечня официальных источников для получения сведений и документов при проверке контрагентов (эту часть лучше автоматизировать, а еще лучше использовать специализированные платформы, что быстрее и выгоднее экономически для компании);

§ анализ документов, запрошенных у контрагента;

§ анализ открытых данных (сбор негативной информации в интернете о контрагенте, его бенефициарах, руководстве);

§ привлечение внешних экспертов, где недостаточно внутренних компетенций / по проверке сложных, масштабных сделок;

§ форму заключения проверки контрагента.

Итоги проверки должны быть задокументированы и хранится не менее 5 лет – досье контрагента, которое должно включать заключение проверки, результаты мониторинга и прочие документы, подтверждающие факт проверки: скриншоты переписки с контрагентом, запросы информации у него и т.п.

Параллельно с внедрением в деятельность компании процесса проверки контрагентов имеет смысл провести уже аудит всех существенных сделок за последние 3 года. Проверить контрагентов по таким сделкам на предмет выявления признаков «технических» компаний. И по каждому ретроспективному контрагенту также собрать досье.

Резюме: должная (коммерческая) осмотрительность – это зона риска компании и, прежде всего, генерального директора. Соблюдение коммерческой осмотрительности – это не вопрос проверки компании юристами, это системный процесс, в который должны быть вовлечены: генеральный директор, бухгалтерия, коммерческий отдел или отдел продаж, юристы по своей части, финансовая служба, служба безопасности. Процесс проверки должен быть непрерывным по всему жизненному циклу сделки с контрагентом (мониторинг). Результаты проверки должны быть задокументированы и храниться не менее 5 лет. Для глубокого анализа по сложным и масштабным сделкам, к реализации рисков по которым у компании высокая чувствительность, лучше привлекать сторонних специалистов, которые обладают необходимой экспертизой.